Entreprise
L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Déployée sur un territoire à la dynamique incontestable qui accueillera l’un des plus grands événements au monde en 2024, les Jeux Olympiques.
Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.
L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales, sciences économiques et de gestion, sciences et technologie, santé, médecine, biologie, sports, lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.
Elle compte aujourd’hui près de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut), répartis sur ces 5 Campus.
La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 1 école universitaire de recherche (EUR PNGS-M&CS), plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.
Poste
Identification du poste
Intitulé du poste : Assistant.e de direction – F/H
Catégorie : B
Quotité d’affectation sur le poste : 50%
Branche d’Activité Professionnelle (BAP) : J
Famille d’Activité Professionnelle : Administration et pilotage
Emploi-type : Technicien.ne en gestion administrative / Code emploi-type : J4C42
Correspondance statutaire : Technicien.ne / Diplôme minimum règlementaire exigé : BAC
Contexte de travail
Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) – Campus de Villetaneuse
Composante / Service : Direction de la formation
Composition du service (effectifs) : 3 personnes
Fonction d’encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Référente administrative et financière
Missions principales et description du poste
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Missions |
Activités |
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Gestion et suivi des stages gratifiés dans les structures de l’université
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– Interface avec les composantes et les laboratoires – Réception et contrôle des dossiers des stagiaires – Transmission des dossiers à l’agent comptable pour traitement – Remise des badges d’accès à l’université et pour la restauration – Enregistrement des conventions de stages – Suivi du tableur de bord concernant la consommation des gratifications |
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Gestion administrative
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– Collaborer à la bonne gestion administrative du service – Gestion des fournitures de bureau du service – Gestion et suivi des commandes en relations avec les fournisseurs extérieurs et le pôle gestion et dépenses de l’USPN – Classement et archivage des documents du service |
Outils spécifiques à l’activité
Logiciels courants de la bureautique : Word, Excel
Liaisons
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Liens avec d’autres postes ou services |
Nature du lien |
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La référente administrative et financière La directrice de la formation Les autres pôles de la DF Les autres services centraux et communs L’ensemble des composantes et des laboratoires de recherche |
Hiérarchique Fonctionnel Collaboratif
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Modalités de recrutement
Poste à pourvoir le plus rapidement possible.
Poste ouvert prioritairement aux titulaires, mais également ouvert aux contractuels (CDD).
Candidatures (CV et lettre de motivation) VIA le formulaire dans les meilleurs délais.
Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l’opérationnel recruteur et d’un représentant de la DRH.
Contacts
Nom – Prénom : GHOGGAL Christine
Fonction : Directrice de la formation
Adresse administrative : 99 Avenue Jean-Baptiste Clément – 93430 Villetaneuse
Téléphone : 01 49 40 20 30
Nom – Prénom : MAGOT Marine
Fonction : Responsable du pôle accompagnement des personnels – Conseillère mobilité carrière – Responsable recrutement de l’université
Adresse administrative : 99 Avenue Jean-Baptiste Clément – 93430 Villetaneuse
Téléphone : 01.49.40.36.96
Profil
Compétences
Connaissances / Savoir
- Techniques d’élaboration de documents
- Culture internet
- Techniques de communication
Savoir faire
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
Savoir être
- Capacité à adapter ses explications aux différents interlocuteurs
- Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe
- Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique
- Etre disponible lors des pics d’activités et être réactif
- Etre organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail
- Faire preuve de confidentialité au regard des données traitée
