Assistant.e de direction – F/H

Intitulé du poste : Assistant.e de direction – F/H
Catégorie : B
Quotité d’affectation sur le poste : 100%
Référence à prendre en compte dans le référentiel des Emplois-Types – REFERENS III :
Branche d’Activité Professionnelle (BAP) : J / Famille d’Activité Professionnelle : Administration et pilotage
Emploi-type : Technicien.ne en gestion administrative / Code emploi-type : J4C42
Correspondance statutaire : Technicien.ne
Diplôme minimum règlementaire exigé : Baccalauréat et formation souhaitée dans le domaine du
secrétariat/gestion administrative

Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) – Campus de Bobigny
Composante / Service : UFR SMBH – Ecole Universitaire de Recherche (EUR) et LEPS/Chaires
Composition du service (effectifs) : 17 Enseignants-Chercheurs, 13 BIATSS, des chercheurs contractuels et 24 doctorants
Fonction d’encadrement : oui pour les deux secrétaires pédagogiques
Rattachement hiérarchique : Responsable administrative et financière de l’UFR SMBH
Rattachement fonctionnel : Directrice de l’EUR et Directeur du LEPS

Missions principales et description du poste

Secrétariat standard en collaboration avec les secrétaires pédagogiques
– Assurer l’accueil et l’orientation (à distance et physique) des interlocuteurs internes et externes
– Saisir, alimenter et mettre à jour des bases de données, tableaux de bord, mailings listes dédiées à la gestion administrative et financière
– Saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, …), les reproduire et les diffuser
– Classer et archiver les documents
– Gérer administrativement les étudiants en formation doctorale

Secrétariat de direction
– Assister la Directrice/eur de l’EUR et du LEPS
– Gérer l’agenda de la Directrice/eur de l’EUR et du LEPS et contrôler les échéances
– Préparer et organiser les rendez-vous, réunions et déplacements
– Assurer l’interface entre les différents services et départements de la composante et de l’université
– Organiser le circuit de traitement et de signature des parapheurs
– Etre référent I-parapheur pour les conventions
– Elaborer et suivre le calendrier annuel de l’EUR et du LEPS/Chaires
– Assurer en relation avec les services compétents de l’UFR/Université et les enseignants-chercheurs la gestion des bons de commande (transports et nuits d’hôtel d’enseignants vacataires, de conférenciers d’invités pour différents types de réunion, achats de matériels, commande d’ouvrage, paiements divers…)
– Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
– Recueillir, traiter, diffuser et faciliter la circulation des informations internes et externes nécessaires au fonctionnement de l’EUR et du LEPS/Chaires
– Assister les personnels et les usagers et répondre aux demandes d’information
– Gérer les commandes et l’environnement matériel de l’EUR et du LEPS/Chaires

Organisation d’événements pour l’EUR et LEPS/Chaires
– Identifier les besoins, réserver les salles (hors Hyperplanning)
– Demander les prestations auprès des fournisseurs (traiteurs et professionnels) et en assurer le suivi
– Organiser la journée ou les 24h annuels de réunion de l’EUR/LEPS
– Elaborer la liste des invités et envoyer les invitations
– Coordonner l’ensemble des opérations avec les différents services (appariteurs, techniciens, sécurité et sûreté, …)

Organisation des réunions institutionnelles en collaboration avec les secrétaires et responsable du service multimédia
– Assurer en lien avec la Directrice/eur la préparation des réunions institutionnelles (pour l’EUR : comité scientifique international, comité
stratégique ; pour le LEPS : différentes réunions pour le LEPS) invitations, diffusion de l’ordre du jour, élaboration et gestion des feuilles de présence,
reproduction et distribution des documents de travail
– Assurer la logistique du lieu et de la salle (notamment mise en place des moyens de communication par visioconférence

Soutien à la gestion RH BIATSS
– Participer au traitement des dossiers en lien avec la responsable du service RH de l’UFR et de l’Université
– Assurer la continuité de service en cas d’absence au service RH : transmission des actes administratifs et documents divers des agents à la DRH de l’Université et inversement

Outils spécifiques à l’activité
Utiliser les applications spécifiques du domaine : HYPERPLANNING, I-PARAPHEUR, TROPIC, APOGEE
et les logiciels courants de la bureautique

Modalités de recrutement
Poste susceptible d’être vacant.
Poste ouvert prioritairement aux titulaires, mais également ouvert aux contractuels (CDD).
Candidatures (CV et lettre de motivation) VIA le formulaire dans les meilleurs délais.
Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l’opérationnel
recruteur et d’un représentant de la DRH.

Contacts
Nom – Prénom : MARGAT Aurore/ GAGNAYRE Rémi
Fonction : respectivement Directrice EUR et Directeur du LEPS
Adresse administrative : 1 rue de Chablis – 93000 Bobigny
Téléphone : 01 48 38 76 41

Nom – Prénom : MAGOT Marine
Fonction : Responsable du pôle accompagnement des personnels – Conseillère mobilité carrière –
Responsable recrutement de l’université
Adresse administrative : 99 Avenue Jean-Baptiste Clément – 93430 Villetaneuse
Téléphone : 01.49.40.36.96