Entreprise
L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Déployée sur un territoire à la dynamique incontestable qui accueillera l’un des plus grands événements au monde en 2024, les Jeux Olympiques.
Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.
L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales, sciences économiques et de gestion, sciences et technologie, santé, médecine, biologie, sports, lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.
Elle compte aujourd’hui près de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut), répartis sur ces 5 Campus.
La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 1 école universitaire de recherche (EUR PNGS-M&CS), plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.
Le LAGA est une unité mixte de recherche (UMR 7539) située sur le campus de l’université de Villetaneuse (99, Avenue Jean-Baptiste Clément)
Constitué d’environ 80 personnels permanents, plus de 60 doctorants, sur un total d’environ 180 membres (cela change souvent). Le laboratoire a pour tutelles le CNRS, l’Université Sorbonne Paris Nord et l’université Paris 8.
Le budget est sur subvention d’Etat en moyenne de 225 k€ par an, d’environ 40 contrats de ressources propres pour un montant d’environ 2900k€ actuellement et une subvention européenne (ERC) d’environ 1000k€ d’euros.
Le LAGA est un laboratoire de mathématiques reconnu et actif, qui accueille de nombreux doctorants et CDD chercheurs, stagiaires … de diverses nationalités et dont les activités de missions vers l’extérieur ou d’invitations ainsi que de séminaires sont nombreuses. Le/la gestionnaire viendra en appui d’une équipe de trois gestionnaires dont une dédiée pour partie à l’ERC. L’organisation actuelle est qu’une gestionnaire est en charge de tout ce qui a trait aux arrivées et départs (personnels permanents ou non) tandis que la seconde traite toutes les dépenses sur Subvention d’Etat ou Ressources Propres des personnes en place, ce qui facilite grandement la gestion de l’interlocuteur pour les chercheurs. L’arrivée très récente de la gestionnaire pour partie en charge de l’ERC a amené à la mutualisation de ces fonctions ce qui facilité la continuité de service.
Poste
Identification du poste
Intitulé du poste : Gestionnaire du Laboratoire Analyses, Géométrie et Applications (LAGA – laboratoire de mathématiques – UMR7539 – CNRS-UP13-UP8) – F/H
Catégorie : B
Quotité d’affectation sur le poste : 100%
Branche d’Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage »
Famille d’Activité Professionnelle : Administration et pilotage
Correspondance statutaire : Technicien.ne / Diplôme minimum règlementaire exigé : Baccalauréat
Contexte de travail
Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord – Campus de Villetaneuse
Composante / Service : Institut Galilée (IG) – LAGA
Composition du service (effectifs) : LAGA environ 80 permanents, 180 personnes en incluant les doctorants et autres statuts
Equipe administrative : 8 dont deux à temps partiel – Gestionnaire : 2 en plus de ce poste
Fonction d’encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Responsable Administratif et Financier du LAGA
Missions principales et description du poste
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Missions
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Assurer des fonctions polyvalentes de gestion (reporting), financiers (gestion et saisies de commandes), et liées aux ressources humaines (conseils et instruction de dossiers de recrutements). Participer aux opérations logistiques du laboratoire (séminaires et autres manifestations), et organiser la gestion des personnes entrantes et sortantes (arrivée, installation, départ). |
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Activités
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Le laboratoire comprend, en personnel permanent et non permanent, environ 180 personnes en moyenne. Les activités de gestionnaires sont donc polyvalentes et couvrent plusieurs domaines. · Accueil physique et téléphonique. Les gestionnaires sont le premier contact des nouveaux entrants notamment pour obtenir des informations diverses (locaux, badges, comment organiser une mission recruter une stagiaire, …). Avant de transférer le problème au Responsable Administratif qui n’est pas toujours le bon interlocuteur, une culture générale de laboratoire Unité mixte composée de trois tutelles hébergées sur un site universitaire est nécessaire, · Prendre contact avec les nouveaux entrants, permanents, doctorants, CDD chercheurs, stagiaires, … pour les guider dans les démarches administratives. Les guider dans l’instruction des dossiers puis transmission des dossiers aux services concernés des tutelles, · Organiser les missions (déplacements professionnels du personnel de l’unité ou des invités) par le conseil, les saisies nécessaires dans les outils de gestion (commandes, réservations, états de frais, …), · Piloter l’installation des nouveaux entrants (badge, clé), · Saisir les informations diverses (RH ou financières) dans les outils informatiques dédiés (interne et des tutelles) ; listes des personnes, dépenses sur les budgets, … · Se tenir informé.e des évolutions réglementaires, RH ou financières par la lecture des intranet, des mails informatifs et des formations, · Fonctions de secrétariat de base et ponctuelles. Savoir utiliser les outils de bureautique et notamment savoir gérer plusieurs adresses mails. Savoir rédiger des mails voire des courriers à usage interne ou vis à vis des services intérieurs de nos tutelles, de nos fournisseurs, · Conseiller les missionnaires (personnels de l’unité ou invités) dans l’organisation de leurs missions. Saisir les commandes liées aux missions et tous les éléments nécessaires aux éventuels remboursements (outils selon les tutelles), · Gérer les achats divers. Collecter les devis tout en respectant les consignes de la direction du choix de la tutelle, saisir les bons de commande et s’assurer de la conformité du processus (signatures, saisies, collecte et archivage des documents, …), · Assurer le reporting de ses activités notamment par la retranscription dans le logiciel interne des dossiers traités (recrutements, dépenses), · Apporter son soutien aux chercheurs dans l’organisation de leurs nombreuses manifestations (réunions, colloques, séminaires, repas, …) qui dépassent rarement une quarantaine de personnes, · Gérer les badges d’accès, de restauration, les clefs pour les personnels permanents ou non, · Ces activités sont réparties entre les gestionnaires de façon polyvalente mais le poste sera en première intention affecté à la gestion des personnes entrantes ou sortantes et aux actions qui découlent de ces mouvements (missions, frais d’installations, préparation de l’installation physique dans les locaux, …), quel que soit le support budgétaire (y compris sur ressources propres) · La polyvalence est impérative en raison de la continuité de service indispensable (congés, arrêts maladies, surcharges ponctuelles de travail, …) des autres gestionnaires. |
Outils spécifiques à l’activité
Aisance avec les outils informatiques en général indispensable.
SIFAC (USPN), GESLAB (CNRS) et ETAMINE (Logiciel Interne) sont les outils principaux (suivi budgétaires, comptables et des personnels), pack office.
Les formations seront dispensées (en interne et de façon officielle) si nécessaire.
Liaisons fonctionnelles
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Liens avec d’autres postes ou services |
Nature du lien |
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Un laboratoire de recherche est très dépendant de tous les services des tutelles (Comptabilité, Finances, RH, SAIC, Logement, Patrimoine, Sécurité, Restauration, mais aussi des fournisseurs extérieurs, etc…) Le LAGA a trois tutelles (USPN, CNRS et EP8) |
Direct et autonome. L’agent doit être en mesure d’assurer les liens de collaboration avec tous les services nécessaires. Savoir suivre et relancer les dossiers en instances. |
Modalités de recrutement
Poste à pourvoir le plus rapidement possible.
Poste ouvert prioritairement aux titulaires, mais également ouvert aux contractuels (CDD).
Candidatures (CV et lettre de motivation) via le lien dans les meilleurs délais.
Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l’opérationnel recruteur et d’un représentant de la DRH.
Profil
Compétences / Connaissances
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Connaissances / Savoirs
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– Règles budgétaires, règlementaires et administratives liées à l’environnement universitaire et CNRS ; – Connaissances de base des modes de fonctionnement des administrations publiques et notamment des procédures impératives comme le respect des contrats d’exclusivités (dits « marchés »), – Compréhension du principe des tutelles multiples et de son impact en termes de règles soit identiques soit différentes (bons de commandes, différences de taux de remboursements de frais de missions, de seuil d’immobilisation pour exemples, – Connaissances juridiques de base comme la personnalité morale (un directeur de laboratoire ne peut pas signer certains documents, …), ou comme la notion d’employeur (le LAGA représente plusieurs employeurs) – Savoir intégrer les évolutions régulières (règles de recrutements notamment des personnels étrangers ou HSR4R), modifications de pièces justificatives exigées ou des taux pour un remboursement de frais de missions, …), savoir s’adapter, – Savoir rédiger, remplir des documents divers (administratifs pour le recrutement, pour effectuer des virements, pour répondre à des demandes des tutelles sur des sujets divers, …), tout en travaillant en coordination avec le Responsable Administratif et Financier pour les parties qui sont de son ressort, – Culture internet et intranet, savoir chercher de l’information de sa propre initiative ou sur demande et savoir la partager avec les personnes concernées, – Communication : le poste est en contact permanent avec les chercheurs et tous les statuts représentés dans un laboratoire ainsi qu’avec de nombreux services de chacune des tutelles. Être à l’aise à l’écrit comme à l’oral, savoir communiquer y compris dans des situations parfois tendues (départ en mission tardif, arrivée d’un invité étranger compliquée par des documents tardifs, …) – Langue anglaise : le niveau A1 à A2 (selon le cadre européen commun de référence pour les langues) sera apprécié mais la langue n’est pas un critère exigé. Savoir utiliser un traducteur sur internet sera alors exigé. Le Responsable Administratif et Financier et/ou les invitant assurent le relais en cas de blocage. Les formations nécessaires seront dispensées (en interne et/ou en externe). |
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Compétences opérationnelles / Savoir-faire
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– Gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe : il y a beaucoup de déplacements de chercheurs à gérer ce qui induit beaucoup de dossiers « en-cours » à suivre, les règles de la commande publique imposent aussi des contraintes dans le calendrier (savoir planifier les commandes, leur livraison et leur règlement) – Maîtrise de base des outils bureautiques courants de type Word, Excel, mails. Il y a beaucoup de mails et d’échanges. Très peu de courriers et peu de fichier Excel (toujours simples). Connaître les basiques comme le copier/coller (pour ne pas ressaisir), et savoir évoluer (publipostage par exemple). Des formations sont proposées et le Responsable Administratif et Financier est en soutien. La maîtrise initiale n’est pas exigée mais la personne doit savoir évoluer. – S’adapter et se former à des outils logiciels spécifiques (outil interne au LAGA « Etamine », outils nationaux comme «Etamine Missions», «Geslab», «Sifac». – Maîtriser suffisamment les différentes techniques métier (voir le détail dans la rubrique « Activités ») afin d’assurer la continuité de service et de s’intégrer au travail en équipe – Travailler de façon polyvalente au sein d’une équipe, apporter son soutien en cas de surcharge ponctuelle en plus de la continuité de service en cas d’absence, – L’importance du laboratoire, en nombre de personnes et de montant à gérer, permet si la personne le souhaite, de participer à des tâches ou opérations ponctuelles très variées. |
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Compétences comportementales / Savoir-être
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– S’adapter et s’intégrer à une équipe et aux modes de fonctionnements du laboratoire. – Organisation, réactivité – Autonomie – Confidentialité – Capacités relationnelles (sens du reporting, travail en équipe) – Aisance relationnelle permettant des contacts directs envers les services des tutelles et les partenaires extérieurs (institutionnels ou prestataires) |
