Entreprise
L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Déployée sur un territoire à la dynamique incontestable qui accueillera l’un des plus grands événements au monde en 2024, les Jeux Olympiques.
Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.
L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales, sciences économiques et de gestion, sciences et technologie, santé, médecine, biologie, sports, lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.
Elle compte aujourd’hui près de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut), répartis sur ces 5 Campus.
La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 1 école universitaire de recherche (EUR PNGS-M&CS), plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.
Le LPL est une unité mixte de recherche (UMR 7538) située sur le campus de l’université de Villetaneuse (99, Avenue Jean-Baptiste Clément)
Le Laboratoire de Physique des Lasers est un laboratoire de recherche en physique expérimentale. Ses tutelles sont le CNRS et l’Université Sorbonne Paris Nord. Il compte environ 80 personnes dont 53 permanents et des doctorants et post-doctorants.
Le budget sur subvention d’Etat (dont appels à projet) est en moyenne de 580 k€ par an et le portefeuille de contrats de recherche est d’environ 11M€ actuellement dont un Équipex (T-Refimeve) et un DIM (QuanTiP).
Poste
Identification du poste
Intitulé du poste : Gestionnaire du Laboratoire de Physique des Lasers (LPL – UMR7538 – CNRS-USPN) – F/H
Catégorie : B
Quotité d’affectation sur le poste : 100%
Branche d’Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage »
Famille d’Activité Professionnelle : Administration et pilotage
Correspondance statutaire : Technicien.ne / Diplôme minimum règlementaire exigé : Baccalauréat
Contexte de travail
Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord – Campus de Villetaneuse
Composante / Service : Institut Galilée (IG) – LPL
Composition du service (effectifs) : LPL : environ 53 permanents, 80 personnes en incluant les doctorants et autres statuts
Equipe administrative de 3 personnes : 2 gestionnaires dont ce poste et un responsable
Fonction d’encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Responsable Administratif et Financier du LPL
Missions principales et description du poste
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Missions
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Assurer des fonctions polyvalentes de gestion administrative, de finances (gestion et saisie de commandes), et liées aux déplacements des agents. Participer aux opérations logistiques du laboratoire (séminaires et autres manifestations), et organiser la gestion des personnes entrantes et sortantes (arrivée, installation, départ, mise à jour des bases de données). |
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Activités
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Les activités de gestionnaires sont polyvalentes et couvrent plusieurs domaines. · Gérer les missions (déplacements professionnels du personnel de l’unité ou des invités) par le conseil et les saisies nécessaires dans les outils de gestion (commandes, réservations, états de frais, …), · Accueillir et prendre en charge les visiteurs, les nouveaux membres du laboratoire et les invités (locaux, badges, formalités administratives diverses) · Gérer les achats divers. Collecter les devis tout en respectant les consignes de la direction du choix de la tutelle, saisir les bons de commande et s’assurer de la conformité du processus (signatures, saisies, collecte et archivage des documents, …), · Apporter son soutien aux chercheurs dans l’organisation de leurs manifestations (réunions, colloques, séminaires, repas, …), · Assurer des fonctions générales de secrétariat (courrier, réception des livraisons…). · Saisir les informations diverses dans les outils informatiques dédiés (interne et des tutelles), … · Assurer le reporting de ses activités Ces activités sont réparties entre les gestionnaires de façon polyvalente mais le poste sera en première intention affecté à la gestion des missions et des personnes entrantes ou sortantes et aux actions qui découlent de ces mouvements, quel que soit le support budgétaire (y compris sur ressources propres) |
Outils spécifiques à l’activité
Aisance indispensable avec les outils informatiques.
SIFAC (USPN), GESLAB, ETAMINE et NOTILUS (CNRS) sont les outils principaux (suivi budgétaire et missions), pack office.
Les formations seront dispensées (en interne ou externe) si besoin.
Liaisons fonctionnelles
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Liens avec d’autres postes ou services |
Nature du lien |
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Le LPL a deux tutelles (USPN, CNRS). Son fonctionnement est dépendant de tous les services de ces tutelles (comptabilité, finances, RH, direction de la recherche, composante , etc…) |
Direct et autonome. L’agent doit être en mesure d’assurer les liens de collaboration avec tous les services nécessaires. Savoir suivre et relancer les dossiers en instances. |
Modalités de recrutement
Poste à pourvoir le plus rapidement possible.
Poste ouvert prioritairement aux titulaires, mais également ouvert aux contractuels (CDD).
Candidatures (CV et lettre de motivation) via le formulaire dans les meilleurs délais.
Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l’opérationnel recruteur et d’un représentant de la DRH.
Profil
Compétences / Connaissances
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Connaissances / Savoirs
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– Connaissances des règles budgétaires, règlementaires et administratives liées à l’environnement universitaire et CNRS ; – Connaissances de base des modes de fonctionnement des administrations publiques – Compréhension du principe des tutelles multiples et du respect des règles de fonctionnement de chacune d’elles – Savoir rédiger des mails ou des courriers – Langue anglaise : niveau A1 à A2 (selon le cadre européen commun de référence pour les langues) |
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Compétences opérationnelles / Savoir-faire
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– Maîtrise de base des outils bureautiques courants de type Word, Excel, mails. – Maîtrise des différentes techniques métier de gestion administrative et/ou financière – Savoir s’adapter à des évolutions réglementaires ou de fonctionnement courant – Savoir s’adapter à l’évolution des outils logiciels spécifiques (Etamine Missions, Geslab, Sifac). – Savoir travailler de façon polyvalente au sein d’une équipe, apporter son soutien en cas de surcharge ponctuelle en plus de la continuité de service en cas d’absence |
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Compétences comportementales / Savoir-être
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– Capacités d’adaptation à une équipe et aux modes de fonctionnements du laboratoire. – Organisation, réactivité – Autonomie – Confidentialité – Aisance relationnelle permettant des contacts directs avec les chercheurs et enseignants-chercheurs, ainsi qu’avec les services des tutelles et les partenaires extérieurs |
