Entreprise
L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Déployée sur un territoire à la dynamique incontestable qui accueillera l’un des plus grands événements au monde en 2024, les Jeux Olympiques.
Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.
L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales, sciences économiques et de gestion, sciences et technologie, santé, médecine, biologie, sports, lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.
Elle compte aujourd’hui près de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut), répartis sur ces 5 Campus.
La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 1 école universitaire de recherche (EUR PNGS-M&CS), plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.
Poste
Identification du poste
Intitulé du poste : Gestionnaire administratif.ve et pédagogique de formations en apprentissage – F/H
Catégorie : B
Quotité d’affectation sur le poste : 100%
Branche d’Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage »
Famille d’Activité Professionnelle : Administration et pilotage – J4C42
Correspondance statutaire : Technicien.ne
Présentation de l’Université
L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Déployée sur un territoire à la dynamique incontestable qui accueillera l’un des plus grands événements au monde en 2024, les Jeux Olympiques.
Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.
L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales, sciences économiques et de gestion, sciences et technologie, santé, médecine, biologie, sports, lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.
Elle compte aujourd’hui près de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut), répartis sur ces 5 Campus.
La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 1 école universitaire de recherche (EUR PNGS-M&CS), plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.
Contexte de travail
Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) – Campus de Bobigny
Composante / Service : IUT de Bobigny /Pôle Apprentissage, Formation Continue et Relations Entreprises
Composition du service (effectifs) : 1 Responsable du pôle FA, FC, RE et 2 gestionnaires pédagogiques
Fonction d’encadrement : Non
Rattachement hiérarchique : Responsable du pôle FA, FC, RE
Missions principales et description du poste
Le rattachement hiérarchique et le profil de poste sont susceptibles d’évoluer.
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Missions |
Activités |
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Accueil et information |
Assurer l’accueil et l’information pour le département. Participation aux salons et actions de communication (JPO, Salons, forums, Jobdating, Journées d’accueil…) Participation aux campagnes de recrutement des étudiants (paramétrage, suivi des candidatures). |
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Gestion pédagogique |
Assurer la gestion pédagogique des formations en apprentissage dans le respect de la règlementation et des actions mises en œuvre dans le cadre de la démarche Qualité : Gestion et suivi des inscriptions administrative et pédagogique des étudiants Suivi de l’assiduité suivant des modalités propres à l’apprentissage Suivi des stages, des projets tuteurés et des mémoires en relation avec les responsables Assistance à l’organisation des soutenances de mémoires et de projets Organisation des réunions propres aux formations en apprentissage Participation aux conseils de perfectionnement et aux commissions des départements Participation à l’organisation et secrétariat des commissions et jurys semestriels (saisie des notes, RNPV, PV jury, relevés de notes, attestations de réussite, suppléments au diplôme) Réalisation, modélisation Import/ export et suivi de l’évolution des maquettes via Apogée Modifications des emplois du temps via Hyperplanning (planning effectué au préalable par le responsable de formation) Organisation des contrôles et rattrapages suite aux directives des enseignants (pas de surveillance) Participation à l’organisation des cérémonies de remise de diplômes |
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Gestion administrative |
Assurer la gestion administrative des formations en apprentissage dans le respect de la règlementation et des actions mises en œuvre dans le cadre de la démarche Qualité : Suivi des heures d’enseignement des enseignants vacataires : suivi des émargements Collecte, contrôle et transmission des heures effectuées au Pôle RH pour mise en paiement pour l’ensemble des formations en apprentissage Suivi des formations en apprentissage en relation avec le CFA SUP2000, et via l’application YPareo, Studéa : saisie des dossiers étudiants, des calendriers universitaires (après validation du responsable de formation), de compte-rendu, des relevés des absences, des décisions de jury Participation aux réunions organisées par le CFA SUP2000 Alimenter les tableaux de bord et assurer le suivi du respect des échéances en lien avec les critères qualité du CFA SUP 2000 et Qualiopi Au titre des Relations Entreprises sous le/la responsable de la mission : Accueil des partenaires, participation à l’organisation des évènements du pôle Contribution à la mise à jour de la base de données « entreprises partenaires » Participation à la campagne de collecte de la taxe d’apprentissage |
Outils spécifiques à l’activité
Savoir utiliser les outils bureautiques et informatiques à un niveau avancé (Pack Office), la messagerie électronique.
Apogée, Hyperplanning, Ecandidat, Outils CFA actuels : Yparéo, Studéa.
Liaisons fonctionnelles
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Liens avec d’autres postes ou services |
Nature du lien |
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Liaisons internes à l’IUT – Responsable du pôle RE/apprentissage/formation continue – Gestionnaires de la formation continue et de l’Apprentissage du pôle Apprentissage, Formation continue et Relations Entreprises. – Directeur de l’IUT et Responsable administratif et financier de l’IUT. – Responsables de formation et chefs de département, secrétaires pédagogiques. – Autres pôles centraux de l’IUT. – Chefs de département, coordonnatrices administratives de pôles pédagogiques, responsables de formation, enseignants, secrétaires pédagogiques. Liaisons internes Université – DF (Scolarité ; FTLV ; VOIE) / DAJ / DVU / … Liaisons externes – Partenaires socio-économiques ; CFA SUP2000 |
Hiérarchique
Collaboratif
Hiérarchique
Fonctionnel
Collaboratif Fonctionnel
Collaboratif
Collaboratif |
Modalités de recrutement
Poste à pourvoir le plus rapidement possible.
Poste ouvert prioritairement aux titulaires, mais également ouvert aux contractuels (CDD).
Candidatures (CV et lettre de motivation) via le formulaire dans les meilleurs délais.
Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé de : la responsable administrative et financière de l’IUT, la responsable du pôle formation en apprentissage, formation continue et en charge des relations entreprises, une coordinatrice de pôle pédagogique et un représentant de la DRH.
Profil
Compétences
Connaissances / Savoir
– Connaissances des règles de scolarité
– Connaissance générale de la gestion administrative
– Connaissance générale des textes législatifs et réglementaires dans le domaine de la gestion administrative de la fonction publique
Savoir faire
– Appliquer des procédures, les règles et les dispositions réglementaires
– Maîtriser les techniques de rédaction administratives, l’expression écrite et orale
– Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe tout en gérant les aléas
– Evaluer et hiérarchiser les besoins
– Travailler en équipe
– Rechercher l’information, la vérifier, la transmettre et la classer
– Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel) et l’environnement Web.
– Savoir rendre compte de son activité.
Savoir être
– Sens de l’organisation
– Capacité d’adaptation
– Capacité à gérer le stress
– Rigueur / fiabilité
– Sens de la confidentialité
– Sens relationnel
